Agenturleiter der Online-Marketing-Agentur Highscore Digital aus Ludwigsburg
E-Mails beantworten, Besprechungen zusammenfassen, Präsentationen vorbereiten oder Informationen aus Dokumenten suchen: Viele dieser Aufgaben gehören zum Büroalltag – kosten zusammengenommen aber viel Zeit. Genau hier setzt Microsoft 365 Copilot an.
Was ist Microsoft Copilot?
Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der direkt in Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams integriert ist. Mitarbeitende können ihm Arbeitsaufträge in normaler Sprache geben. Die KI kann beispielsweise einen langen E-Mail-Verlauf zusammenfassen, aus Stichpunkten einen Textentwurf erstellen, eine Präsentation strukturieren oder die wichtigsten Ergebnisse einer Teams-Besprechung herausarbeiten.
Abhängig von der eingesetzten Lizenz und den vergebenen Berechtigungen kann Copilot dabei auch auf Inhalte aus der Microsoft-365-Umgebung zugreifen – etwa auf E-Mails, Chats und Dokumente. Angezeigt werden nur Informationen, für die die jeweilige Person bereits eine Zugriffsberechtigung besitzt.
Rund acht Stunden weniger E-Mail-Arbeit im Monat
Welches Potenzial darin steckt, zeigt eine groß angelegte Feldstudie aus dem Jahr 2025. Untersucht wurden 7.137 Wissensarbeitende in 66 Unternehmen. Die Teilnehmenden wurden zufällig in Gruppen mit und ohne Zugang zu einem in ihre Arbeitsprogramme integrierten KI-Assistenten eingeteilt.
Von den Beschäftigten mit Zugang nutzten 80 Prozent das Werkzeug tatsächlich. In der zweiten Hälfte des sechsmonatigen Versuchs verbrachten diese aktiven Nutzer durchschnittlich zwei Stunden weniger pro Woche mit E-Mails und arbeiteten seltener außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit. Auf vier Wochen hochgerechnet entspricht das rund acht Stunden weniger E-Mail-Arbeit im Monat.
Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen automatisch acht Stunden pro Mitarbeitendem einspart. Der tatsächliche Nutzen hängt stark von den Aufgaben, der Nutzung und den vorhandenen Arbeitsabläufen ab. Die Studie zeigt jedoch, dass KI bei wiederkehrenden Büroaufgaben spürbar entlasten kann.
Die Lizenz allein reicht nicht aus
Copilot bringt nicht allein dadurch einen Produktivitätsgewinn, dass eine Lizenz freigeschaltet wird. Mitarbeitende müssen wissen, welche Aufgaben sich eignen, wie ein klarer Arbeitsauftrag formuliert wird und wann Ergebnisse geprüft werden müssen. Auch Datenschutz, Zugriffsrechte und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensinformationen gehören zu einer erfolgreichen Einführung.
Im Arbeitsalltag liegt der größte Nutzen oft in vielen kleinen Entlastungen: ein schnellerer erster Entwurf, eine kompakte Zusammenfassung statt langer Suche oder eine automatisch vorbereitete Aufgabenliste nach einer Besprechung. Erst wenn solche Anwendungen regelmäßig genutzt werden, entsteht ein messbarer Zeitgewinn.
Highscore Digital bietet Unternehmen im Kreis Ludwigsburg praxisnahe Schulungen zu Microsoft 365 und Copilot an. Im Mittelpunkt stehen konkrete Anwendungsfälle aus dem jeweiligen Arbeitsalltag – von Outlook und Teams bis zum richtigen Prompting.
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